Freiberufler und Selbstständige starten ihr Business häufig in den eigenen vier Wänden. Erst später wagen sie den Sprung in eigene Büroräume. Damit ein Büroumzug gut gelingt, sind viele unterschiedliche Dinge zu beachten. Von der Auswahl der passenden Immobilie über den Mietvertrag bis zum Packen der Kisten und dem Abbau der Möbel und dahin allen Geschäftspartnern die neue Adresse mitzuteilen. Wer einen Umzug allerdings rechtzeitig plant, kann auch hier viel Geld gespart werden.
Die richtige Immobilie finden
Bevor Anzeigen studiert oder ein Makler beauftragt wird, ist es wichtig, die eigenen Ansprüche klar zu definieren. Die Größe, die Lage und den Zustand bestimmen letztlich den Preis einer Büromiete. Um Mietkosten zu sparen, sollte man leere Räume vermeiden. Bei neuen Konzepten des Co-Working teilen sich mehrere Mieter Nutzungen wie Küche, Kopierraum oder Besprechungsraum.
Nach der Quadratmeterzahl ist die Lage ein entscheidendes Kriterium. Muss das Büro leicht erreichbar und auffindbar sein? Ist eine zentrale Lage mit viel Laufkundschaft wichtig oder werden Park- und Lagerflächen benötigt? Dann ist eine Stadtrandlage womöglich die bessere Wahl. Ist die Umgebung für Mitarbeiter und Kunden angenehm? Welche Geschäfte gibt es?
Schließlich sollte man die technische Infrastruktur und den Renovierungsbedarf der Räume realistisch abschätzen. Die Anzahl der Steckdosen pro Raum ist für eine Büronutzung wesentlich. Sind Umbaumaßnahmen erforderlich oder genügt es, die Wände zu streichen?
Den Umzug planen
Vor dem eigentlichen Umzug ist eine Menge zu organisieren und zu bedenken. Ein guter zeitlicher Ablaufplan hilft, die Dinge nacheinander zu erledigen. Wichtig ist, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, also mindestens sechs Monate vorher den Umzugstermin und Zeitrahmen festsetzen. Ob man eine Umzugsfirma anfragt oder mithilfe von Freunden und Mitarbeitern selbst umzieht, ein paar Punkte sollten vor dem Umzug geklärt sein:
- Was soll ins neue Büro mitgenommen werden? Ein Umzug in neue Räume ist die Gelegenheit, auszusortieren und sich von unnötigem Ballast zu befreien. Werden auch Möbel entsorgt, sollte man sich rechtzeitig um die Entsorgung kümmern.
- Wer baut Möbel ab und wieder auf? Eine einfache Skizze, die zeigt, wo welche Möbel stehen, sorgt dafür, dass Möbel und Umzugskisten gleich in die richtigen Räume gestellt werden. Wer in einem Einrichtungsplan die Räume durchnummeriert und Kisten entsprechend zuordnet, hat am Ende weniger Arbeit.
- Welches Verpackungsmaterial wird benötigt? Wie viele Umzugskartons, Papier oder Folie, Decken und Gurte müssen bereitgestellt werden?
- Wie ist die Zufahrt zum alten und neuen Gebäude? Hier müssen jeweils mobile Halteverbotszonen bei der Stadtverwaltung beantragt werden.
- Ist eventuell eine Transportversicherung abzuschließen? Falls nein oder generell zusätzlich ist es wichtig, Kisten stets sicher zu verpacken, damit sie den Transport unbeschadet überstehen. Gleiches gilt natürlich auch für alle anderen Gegenstände, die nicht in Kisten transportiert werden.
Die technische Infrastruktur umziehen
Ein besonderes Augenmerk ist bei einem Firmenumzug auf die technische Infrastruktur zu richten. Oft lohnt es sich, Angebote von Systemanbietern einzuholen. Eventuell ist es sinnvoll, den Anbieter zu wechseln. Mit dem Umzug kann man zudem Telefonanlage, Computer, Drucker und weitere Elemente auf dem neuesten Stand bringen. Ein Termin zur Installation der Telefonanlage und des Netzwerks ist mit einer Fachfirma zu vereinbaren.
Über die neue Adresse informieren
Mit der Änderung der Geschäftsadresse ist eine Menge Verwaltungsarbeit zu erledigen. Geschäftspartner, Kunden sowie Energieversorger, Behörden und Einrichtungen müssen über die Änderung der Adresse informiert werden. Neue Visitenkarten und Flyer sowie der Internetauftritt sind zeitnah mit den neuen Angaben zu versehen.
Die letzten Vorbereitungen für den Umzugstag
Unmittelbar vor dem Umzug sollte man sicher gehen, dass alle Arbeiten erledigt und die neuen Räume gereinigt sind. Eventuell ist es sinnvoll, im Treppenhaus oder Aufzug vorhandene Vorschäden zu dokumentieren und darüber die Hausverwaltung zu informieren. Zählerstände sind abzulesen. Die allerletzten Gegenstände werden verpackt.
Nach dem Umzug
Telefon und Computer laufen wieder, das Netzwerk steht und alle Möbel sind aufgebaut. Auf der Website sowie über lokale Webseiten sollte mindestens vier Wochen über den Umzug berichtet werden, wie beispielsweise beim Fielmann-Umzug im Januar. Auch die E-Mail-Signaturen sind auf dem aktuellen Stand. Alle Umzugsrechnungen sind für die Steuererklärung gut aufzubewahren. Eine kleine Einstandsfeier sollte nicht fehlen.
So lässt sich beim Umzug Geld sparen
Ein Umzug sollte langfristig geplant sein. Dann lassen sich verschiedene Angebote in Ruhe vergleichen. Nicht nur Miete und Nebenkosten, sondern auch die Hebesätze einer Kommune sollte man bei der Standortwahl nicht aus den Augen verlieren. Die Höhe und die Entwicklung der kommunalen Gewerbesteuer lässt sich bei der Verwaltung der Stadt nachfragen.
Beim Auszug aus dem Homeoffice bieten sich womöglich Alternative in Form von Co-Working, Gründerzentren oder mobilen Arbeitsplätzen an. Hierzu kann man sich bei Berufsverbänden und Stadtverwaltungen informieren.
Für die Renovierung der neuen Räume kann man entweder Angebote bei Handwerkern einholen oder die Arbeiten auch selbst erledigen. Je nach Zeit und handwerklichem Geschick lassen sich alte Wand- und Bodenbeläge in Eigenarbeit entfernen, Wände streichen, Türen lackieren oder das Parkett neu verlegen.
Viel Geld sparen lässt sich auch bei Reinigungsarbeiten. Man kann eine Firma beauftragen oder eben selbst Besen und Lappen in die Hand nehmen. Wer allerdings bewusst die lokal tätigen Gebäudereiniger beauftragen und damit unterstützen möchte, kann dies natürlich ebenfalls tun.
Auch der Umzug lässt sich in Eigenregie durchführen. Viele Transportunternehmen verleihen oder verkaufen Umzugs- und Verpackungsmaterialien. Falls ein Mietwagen benötigt wird, sollte man diesen rechtzeitig reservieren lassen.
Für alle Aufträge an Handwerker und Dienstleister sollte man sich am besten drei Angebote verschiedener Firmen einholen und die Angebote sorgfältig vergleichen. Oft räumt zudem ein klärendes Gespräch Missverständnisse aus dem Weg und führt zu einem besseren Ergebnis.
Wer zusätzliche Büromöbel zum Beispiel für ein Besprechungszimmer benötigt, kann bei Büroauflösungen sehr solide und günstige Einrichtungen finden und günstig kaufen.
Mit dem Standortwechsel macht es auch Sinn, die Angebote und Leistungen von Versicherungen, Energieversorgern und auch Internet- und Telefonanbietern zu überprüfen. Eventuell lohnt sich hier Wechsel zu einem neuen Unternehmen.