Zeiterfassung im Betrieb sicher meistern

Seit Herbst 2022 gilt in Deutschland eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung der Mitarbeiter. Die Einführung eines Systems, um Anfang und Ende der täglichen Arbeitszeit verlässlich festzuhalten, wurde gerade von kleinen Betrieben noch nicht umfassend oder mit technischen Schwierigkeiten umgesetzt. Die Nutzung einer digitalen Lösung, die neben der Zeiterfassung weitere Bereiche der papierfreien Verwaltung erleichtern, gilt als sinnvollster Ansatz.

Pflicht der Zeiterfassung richtig verstehen

Vielen Unternehmen der regionalen Wirtschaft war die Einführung der Pflicht zur Zeiterfassung ein Dorn im Auge. Auch wenn Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen vom systematischen Festhalten der Arbeitszeiten profitieren, wurde vor allem ein wachsender, bürokratischer Aufwand gefürchtet.

Im Zuge der Digitalisierung von Unternehmen wird vielerorts bereits auf ein digitales System vertraut. Die Einarbeitung in diese Systeme sowie die sichere Beherrschung durch alle Nutzer im Betrieb ist dabei keine Sicherheit. Schnell ist das Ergebnis eine fehlerhafte oder unvollständige Erfassung der Arbeitszeiten, womit die Geschäftsführung nicht ihrer gesetzlichen Pflicht umfassend nachkommt.

Gerade für Mitarbeiter, die aktiv ins System integriert sind und ihre Arbeitszeiten eigenhändig verwalten müssen, ist eine simple Bedienung des Systems unerlässlich. Hiernach mangelt es häufig, während in der Verwaltung oft auf eine Reihe von Anwendungen für verschiedene Bereiche des betrieblichen Managements und der Buchhaltung vertraut wird.

Welche Lösungen bieten sich zur Zeiterfassung an?

Um die digitale Zeiterfassung rechtssicher umzusetzen, stehen auf dem Software-Markt längst einige leistungsfähige Lösungen zur Verfügung. Hier einige Anwendungen im Vergleich:

1. Wer über die Zeiterfassung hinaus die Verwaltung digitalisieren möchte, ist bei umfassenden Lösungen wie Factorial bestens aufgehoben. Die Anwendung verbindet vielfältige Funktionen der Zeiterfassung, Schichtplanung und Dokumentation von Abwesenheiten mit Stärken von der Finanzbuchhaltung bis zur Gehaltsabrechnung. Auch als App auf Smartphones installierbar, können Verwaltung und einzelne Mitarbeiter per Klicks die wichtigsten Funktionen nutzen.

2. Bei einer kleineren Dimensionierung des Betriebs können Lösungen wie Clockodo infrage kommen. Neben der Personal- und Projektzeiterfassung lassen sich mit der Cloud-Lösungen umfassende Berichte erstellen und Abwesenheiten einfach dokumentieren. Für komplexe Schichtsysteme weniger geeignet, liegt der Schwerpunkt hier hauptsächlich auf der Zeiterfassung selbst.

3. Zur Nutzung als digitale Stechuhr in speziellen Bereichen wie Pflege, Gesundheit oder Handwerk sind Anwendungen wie clockin eine Anschaffung wert. In dieser Anwendung ist zwar keine Schichtplanung vorgesehen, dafür werden alle Basisfunktionen der Zeiterfassung verlässlich und rechtssicher umgesetzt.

4. Größere Unternehmen mit verschiedenen Arbeitsmodellen profitieren von Anwendungen wie TimeTrack. Auch hier lässt sich eine größere Flexibilität im Einsatz für verschiedene Bereiche der Büroführung nutzen, vor der Anschaffung ist ein Blick auf die Tarifstrukturen mit ihren jeweiligen Strukturen ratsam.

Rechtssichere Zeiterfassung digital umsetzen

Um Rechtssicherheit und Komfort bei der Zeiterfassung zu vereinen, ist der Blick auf Software-Lösungen ratsam, die modular viele Facetten der betrieblichen Verwaltung abdecken. Beschriebene Anwendungen wie Factorial lassen sich für die beste digitale Zeiterfassung im Betrieb einsetzen, da sie vom Rechnungswesen bis zum Dokumentenmanagement alle Kernfunktionen der Büroführung abdecken.

Systeme wie Factorial verbinden die Nutzung in Browser und App, so dass einzelne Mitarbeiter bequem auf relevante Funktionen zurückgreifen können. Dies macht eine Ein- und Abmeldung mittels Tastendruck möglich, von unterwegs aus kann auf Benachrichtigungen zu überraschenden Abwesenheiten eingegangen werden.

Auch Pausen oder Ruhezeiten lassen sich mit erprobten Anwendungen dieser Art einfach verwalten. So entsteht maximaler Arbeitsschutz für die Arbeitnehmer, während die Geschäftsführung Rechtssicherheit gewinnt und keine arbeitsrechtlichen Folgen im eventuellen Streit mit scheidenden Mitarbeitern fürchten muss.

Sicherer Umgang mit Überstunden und Fehlzeiten

Ein wesentlicher Vorteil der systematischen, digitalen Erfassung der Arbeitszeiten ist der Umgang mit Überstunden. Diese sind in Deutschland keine Seltenheit, wobei Überstunden oft unbezahlt bleiben. Durch die schnelle und verlässliche Auswertung lässt sich mit Anwendungen wie Factorial präzise festhalten, wann und ob es zu Überstunden kommt.

Die Belegschaft gewinnt hierdurch die Gewissheit, dass geleistete Arbeit nicht unter den Tisch fällt und angemessen vergütet werden kann. Für die Geschäftsführung wird besser nachvollziehbar, wer wann und in welchem Umfang über die eigentlichen Arbeitszeiten hinaus im Einsatz ist. Umso wichtiger, wenn dem Betriebsrat entsprechende Nachweise vorzulegen sind.

Positives Zeichen auch für Mitarbeiter

Durch eine intelligente und digitale Umsetzung lässt sich der bürokratische Aufwand für die digitale Zeiterfassung auf ein Minimum reduzieren. Zudem senden Unternehmen mit einem modernen und individuell einstellbaren System ein klares Zeichen in Richtung der Belegschaft, die Erfassung der Arbeitszeiten so einfach und genau wie möglich zu gestalten.

Engagement seitens des Arbeitgebers wie ein individuelles Personaltraining oder finanzielle Boni werden von weiten Teilen der Belegschaft gerne angenommen. Durch eine verlässliche Erfassung der Arbeitszeit wird genauso ein Signal gesetzt, dass die eigene Arbeitskraft geschätzt wird und keine Überstunde untergehen soll.