Inzwischen haben viele Mitarbeiter für sich festgestellt, dass die Arbeit von zuhause mit vielen Vorteilen verbunden ist. Beispielsweise entfällt die morgendliche Hektik, die An- und Abfahrtszeiten und die nicht enden wollenden Staus im Berufsverkehr. Gleichzeitig sind mit dem Home-Office auch einige Herausforderungen verbunden. Und es gibt die gemeinsamen Treffen mit dem Kollegen im Flur, in der Teeküche und natürlich im Büro so nicht mehr. Daher steht man immer vor der Aufgabe, wie man nun weiterhin optimal intern kommunizieren kann. VoIP Telefonanlagen sind hier die perfekte Wahl, um auch im Home-Office die Kommunikation immer optimal gewährleisten zu können.
Kommunikation im Home-Office spielt eine besonders wichtige Rolle
Da sich die Kommunikation im Home-Office logischerweise deutlich anders gestaltet, als man es aus dem herkömmlichen Büroalltag gewohnt ist, spielt sie gerade hier eine überaus wichtige Rolle. Doch auch wenn nun die typischen Treffen mit den Kollegen beispielsweise beim Mittagessen, bei der Raucherpause oder am Kopierer entfallen, so bedeutet das allerdings noch lange nicht, dass man im Home-Office plötzlich von jeder Kommunikation abgeschnitten ist.
Die Unternehmen haben sich inzwischen auf die veränderten Bedingungen, die aufgrund der Arbeit im Home-Office entstanden sind, eingestellt. Sehr gut gelingt das unter anderem mit Kommunikationstools. Dieses Chatprogramm ist mit einer Videofunktion für Telefonate ausgestattet. Darüber hinaus machen es Programme problemlos möglich, größere Videokonferenzen aus dem Homeoffice abzuhalten. Videokonferenzen sind letztlich für den Teamzusammenhalt zu festgelegten Zeiten sehr wichtig. Mancherorts finden sie täglich statt, doch sie sollten mindestens einmal wöchentlich stattfinden.
Gleichzeitig ist aber auch die fortlaufende Kommunikation für Führungskräfte sehr wichtig. So sollte immer die Möglichkeit gewährleistet sein, dass man sich auch immer mit einzelnen Teammitgliedern zum Videotelefonat verabreden kann. Falls es zu Problemen auf Seiten des Arbeitnehmers kommt, wird gerade bei diesen Einzelverabredungen schnell deutlich, ob es möglicherweise einer weiteren Unterstützung im Home-Office bedarf. Hinsichtlich der Kommunikation gilt gerade im Home-Office, dass es besser ist, lieber mehr als weniger zu kommunizieren. Damit es nämlich gar nicht erst zu Missverständnissen kommt, sollte lieber einmal mehr zur schnellen Klärung das Telefon genutzt werden.
Das gibt es im Home-Office zu beachten
Schnell kann es im Home-Office einmal zu Missverständnissen kommen und im schlimmsten Fall kann sogar Misstrauen aufkommen, ob auch wirklich zu Hause gearbeitet wird. Um all das zu vermeiden, sollten im Voraus bestimmte Fragen geklärt und entsprechende Regeln aufgestellt werden.
Das betrifft unter anderem die Reaktionszeit auf Nachrichten, ebenso sollte vorab geklärt werden, wie es mit Haushaltstätigkeiten während der Arbeitszeit aussieht? Auch die Frage, ob es erlaubt ist, beispielsweise am Nachmittag Einkäufe zu tätigen oder das gute Wetter für einen kurzen Spaziergang nutzen, sofern die entsprechende Arbeitszeit später nachgeholt wird, sollten unbedingt vorab geklärt werden. Auf diese Weise wird einem eventuell aufkommenden Misstrauen von vorneherein wirkungsvoll entgegengewirkt. Für alle Beteiligten ist das dann in einem Regelwerk festgelegt, an das sicher jeder verlässlich halten kann.
Transparenz, das A und O im Home-Office
Im herkömmlichen Büroalltag vor Ort ist Transparenz eine absolute Selbstverständlichkeit. Hier sieht jeder Kollege jeden und jeder bekommt genau mit, wann der eigene Arbeitsplatz verlassen wird und wann man beispielsweise in die Mittagspause geht. Ebenso ersichtlich ist es für jeden Kollegen, dass man gerade telefoniert und entsprechend nicht gestört werden kann. Im Home Office hingegen entfällt all dies komplett. Aus diesem Grund sollte sich jedes Teammitglied am Morgen kurz melden, um so deutlich zu machen, dass man sich am Arbeitsplatz befindet.
Das Gleiche gilt im Home Office auch für die Pausen, die klar kommuniziert werden sollten. Das betrifft sowohl den Anfang einer Pause als auch deren Ende. Man sollte den Kollegen mitteilen, dass man sich beispielsweise gerade in der Mittagspause befindet oder aktuell nicht gestört werden möchte. So sorgt man für die sonst so selbstverständliche Transparenz auch im Home Office und beugt Missverständnissen und Misstrauen optimal vor.
Home Office und die sozialen Kontakte
Im Home Office entfallen natürlich die obligatorischen Mittagspausen mit dem Kollegen. Es finden ebenso wenig Treffen auf dem Flur oder am eigenen Arbeitsplatz statt. Um sich hier nicht plötzlich isoliert zu fühlen, sollten unbedingt auch regelmäßige Treffen per Videochat stattfinden. Auch im Home Office ist es durchaus möglich, sich via Videochat mit dem Arbeitskollegen in der Mittagspause zu verabreden und zu treffen. Hier ist dann auch die optimale Möglichkeit gegeben, sich weiterhin über private Themen auszutauschen.
Ein Problem gibt es hier allerdings, denn im Home Office stellt es sich oftmals als recht schwierig dar, Kontakt zu Kollegen zu halten oder aufzubauen, die man eigentlich kaum kennt.
Viele Unternehmen haben sich inzwischen auf diese Problematik eingestellt, indem sie verschiedene virtuelle Freizeitbeschäftigungen anbieten. Dabei kann es sich zum Beispiel um Yoga oder einen anderen Sport handeln. Man darf hier nicht vergessen, dass im Büro vor Ort diese Zufallsbegegnungen etwas völlig Normales sind. Wer hat nicht schon gemeinsam mit einem eher flüchtig bekannten Arbeitskollegen am Kopierer gestanden und dort hat sich dann ein zufälliges Gespräch entwickelt, oder der Klassiker ist wohl die Kaffee- und Teeküche, wo man auch immer wieder einmal den ein oder anderen Kollegen näher kennengelernt hat. Diese Zufallsbegegnungen sind nun einfach auf die virtuelle Ebene verlegt worden.
Pause im Home Office wird viel zu oft vergessen
Während die kursierenden Vorteile bezüglich des Home Office immer wieder verlauten lassen, dass hier die Arbeitszeit effektiv verbummelt oder nicht vollständig ausgefüllt wird, stellt sich dieser Faktor in der Realität jedoch vollkommen dar. Dies zeigte eine von der Universität Basel stammende Studie. Hier zeigte sich nämlich, dass im Home Office durchschnittlich 2,5 Stunden mehr pro Woche gearbeitet wird, als das bei den Kollegen im Büro der Fall ist.
Fluch und Segen des Home Office, denn auf der einen Seite fühlt man sich im Home Office oftmals viel freier und unbeobachteter, doch gleichzeitig wächst häufig auch der Druck, dass man beweisen muss, dass man im Home Office nicht einfach untätig dasitzt. Dies kann sehr schnell zu einer Art Selbstausbeutung führen, darum sollte man gerade im Home Office sehr genau darf achten, dass man auch wirklich die Pausen nimmt, die einem zustehen.